论企业规章制度的合规构建与司法风险防范

论企业规章制度的合规构建与司法风险防范

一个企业要在激烈的市场竞争中取得竞争优势，企业的内部治理至关重要。内部治理，笔者认为分为两方面：一方面是对于企业存在劳动关系的内部员工的管理。另一方面是对企业董监高、股东的治理，企业内部的规章制度与公司章程就像一个公司的“心脏”，使公司内部稳定，这样公司才能在市场中更好地对外发展，笔者主要结合办理的案件对企业规章制度的制定提出建议。

一、企业规章制度需要经过民主程序表决通过。

《中华人民共和国劳动合同法》第四条 用人单位在制定、修改或决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。依据该条款，企业规章制度的订立需要经过职工代表大会或者全体职工讨论，故企业在制定规章制度时应当履行民主程序。《山东省企业职工代表大会条例》已经详细地规定了职工代表大会选举职工代表的程序，以及关于职工代表人数的规定。企业可以依据该条例通知召开职工代表大会，要有召开大会通过规章制度的详细记录，并在会后生成大会决议。笔者曾经办理过一个案件，该公司的证据链条十分完善，向法庭提交了召开职代会的通知、职代会会议记录及通过的决议、决议签收回执，民主程序证据被法院采纳。因此为保证企业规章制度具有合法性，需要严格执行《劳动合同法》第四条及《山东省企业职工代表大会条例》。

二、企业规章制度经民主程序通过后需要履行公示程序。

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条的规定，用人单位通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并向员工公示的，可以作为确定双方权利义务的规定，因此企业规章制定后，应当向员工公示。常见的公示方式有：企业将员工手册下发给员工，并要求员工签字领取、将员工手册发送至员工邮箱或在企业的员工管理群聊发布。以上过程企业应当确保员工已经签收了该规章制度。在笔者办理的案件中，有企业仅仅在自己的网站上有规章制度附件，在庭审中员工不承认自己有关注过网站上具有该文件。还有的公司将母公司的规章制度适用给子公司，庭审提交的规章制度为母公司的规章制度，员工并未见过该规章制度，也有公司在案件发生后要求员工签收，员工并不买账。综上，企业在发布规章制度时可以通过规章制度培训拍照录像的方式保留充分的证据，证明员工已经学习、签收了规章制度。

三、规章制度应当合理合法，避免出现无效条款。

2014年最高人民法院公报中指出用人单位以劳动者严重违反单位的规章制度为由解除劳动合同，劳动者提起相关诉讼的，法院应当审查该规章制度的合法性与合理性。实践中例如一些企业设置现金罚款条款，如迟到罚款50元、工位脏乱差罚款200元、工作电脑有灰扣200元、未在10分钟内点开领导的邮件扣300元等，法律未赋予企业的经济处罚权，属于克扣工资情形。还有企业以预留工资为由，要求员工给公司押金、保证金、身份证等。根据《中华人民共和国劳动合同法》第九条，禁止收取财物、扣押证件，应限期返还并赔偿损失。也有发工资3日未提出异议，视为认可当月工资无误，沉默不代表员工认可，仍可以拖欠工资为由主张经济补偿金。还有企业强制员工加班，不加班算旷工处理，可以辞退不支付任何经济补偿。要求员工签署自愿放弃高温补贴、放弃产假工资、放弃停工留薪期工资等。在规章制度中设置末位淘汰条款，普通员工离职，以未满服务期为由要求高额违约金、旷工3天视为自动离职，不支付任何经济补偿金等，以上条款即使写在规章制度中，已经履行了民主公示程序，也属于无效条款。在规章制度中避免不合理，可以在制度中设置具有持续性、对公司造成生产经营影响的行为，违背公序良俗的行为多次出现视为严重违反规章制度，通知拒不改正，公司可以解除劳动合同，而不要不分情节轻重的迳行解除劳动关系。

四、注意规章制度已经处罚过的事项，不能再以该理由解除劳动合同。

劳动仲裁与法院普遍适用一事不再罚原则：针对员工同一次、同一个违纪行为，企业已经做出了警告、记过、罚款、绩效扣分等处分，代表本次处分已经处理完毕，后续不得再拿这一件旧事作为理由解除，属于重复加重处罚。在笔者处理的案件中，有员工虚假打卡，已经扣除了绩效，后仍以该理由解除严重违反规章制度，解除与劳动者的劳动关系。企业作出处罚后仍继续用工，视为对本次违纪的谅解，员工产生“此事不再追责”的合理信赖，事后企业秋后算账，违背诚实信用原则，严重破坏劳动关系的稳定，因此企业应当秉持一事不再罚的原则，防止被法院认定为违法解除劳动关系，支付违法解除赔偿金。

综上，笔者认为一个企业在适用规章制度管理企业，以上四条应当严格执行，既保护了企业的用工自主权，又对员工进行了有效的管理，避免因为违反劳动合同法产生不必要的损失，希望每个企业能更好地保护劳动者权益，也能在劳动者违反规章制度的情况下合法解除劳动合同，行使用工自主权。